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從「一公分的輸贏」談教育行政品質提升

督學室課程督學洪幼齡 03/09/2012 3677 點閱

 

 

    最近局長送給本市各級學校校長及局裡的同仁一本書「一公分的輸贏」,作者吳其哲是1965年出生的臺中人,通過教育部私費留日考試,留學日本上智大學,服務於日本銀行,由於熱愛攝影,走訪日本各地拍攝當地美景或紀錄日本的生活點滴,本書透過他個人在日本求學、工作、旅遊的經驗,分別從教育、工作、生活上的小細節,分享何以一公分的差距造就Made in Japan產品就是品質保證,年輕人以投入公務官僚系統為最高榮譽,以及日本人總是客氣有禮,以客為尊。

一公分是硬體標準,也是一種心態價值

       本書所提的一公分從硬體面來說是一種規格化、制度化的規範及作業流程,所呈現出來的就是路面人行道不會有高度的落差;公共垃圾桶一律加蓋以防被貓狗撞倒造成路面髒亂;全日本所生產的各項民生用品的規格可以一體適用,廠商專注的是在此規格化下的材料研發、用途改進、美感提升;新人進入職場從掃地、擦桌子、端茶水的基本訓練開始;學校校舍再怎麼老舊,就是乾淨,徹底落實生活教育。

       從軟體面來說一公分就是人民對於工作自清自律、高度期許的文化:警察學校校長會因警察集體涉及賭博的弊案而感到愧對社會,選擇以死謝罪;工人安裝冷氣要求不僅是會冷,更要牢靠、美觀、無震動、民眾對於拾獲巨額現金不為所動,仍繳到警察局等。

      

       個人在95學年度到97學年度之間以調府教師身分到教育局工作,隨後於99學年度以候用校長身分到教育局實習迄今,累積近5年的教育行政機關服務的經驗,前後分別於體健科、國教科、學管科(合併後則到中教科)及督學室歷練,可謂是資深調府教師,在我教學22年的資歷中,就有近4分之1的時間是在教育局度過,個人願意分享這5年中所見、所學、所思,呼應本書所提的一公分的思維。

        局長多次在局務會報中要求同仁要注意行政品質及時效,本文試著從調府教師或是新進教育局人員的角度,從工作心態及新進職場的困境談起,再提出一些建議事項,期能引發一些反思及改進。

建立四種心態

首先從調府教師或新進人員的心態來說明:

一、調整歸零態度:學校生態和教育行政機關是截然不同的工作環境,學校是教學及行政二套系統並行,但仍是教學為主、行政為輔,教師在教學上掌握相當的自主權,學校行政組織扁平,溝通容易;反觀教育局是教育主管機關,有嚴謹的組織、職掌,並且層級節制,以承辦人責任制為主(每個承辦人都有專司的的業務,其他人難以介入),內部溝通以文字為主(也就是以簽、稿形式),進到教育局就等於重新進入另一個職場,必須以歸零的心態重新開始。

二、透過工作學習:個人所承辦過的業務包括2006年到2008年間本市主辦的國際4大棒球賽事、學校體育班、.身心障礙運動、學校改制、校園安全檢核、學校用地管理、城鄉風貌專案、置物櫃採購、教師進修、課程計畫審查、科學教育、教育審議委員會、教師專業發展評鑑、精進教學計畫、彙編臺中市教育概況、統合視導、校務評鑑等,其間二度隨同市長出國參訪,每種業務都有其難度及複雜性,因此沒有一項業務是easy job,但也從中學習到溝通協調的技巧,特別是在辦理國際棒球賽事過程中和市府各單位機關的聯繫合作中,結交了很多好朋友,建立了革命情感,日後多了很多諮詢的管道;而為了辦理合併後第一次教育部統合視導工作,除了參考過去原臺中市及臺中縣辦理情形外,必須擬定合併後辦理統合視導計劃,其間特別委請11所學校校長及主任協助分工合作,局裡各科室建立聯絡人制度,在局長親自督導要求下,整個視導工作很圓滿順利,驗證教育行政品質理論中的PDCA循環機制:計畫、執行、考核、回饋,個人也從承辦此項業務中獲益甚多。

三、做好時間管理:身為承辦人,除了固定的業務外,另有一項叫做「其他交辦事項」,範圍五花八門,包括市長信箱、局長信箱、專案列管事項、教育局中長期計畫、年度施政成果、議員質詢答覆、各媒體專訪所需資料、偶發事件的報告等,這些交辦事項通常較緊急、也是社會大眾關注的焦點,必須要優先處理,因此時間管理及應變能力就顯得非常重要,更要綀就「與複雜共舞」的本領。

四、兼顧工作生活:很多調府教師來到局裡一段時間發現自己體重增加了、腰圍變大了、睡眠品質不好等問題,由於換了新的工作環境,長時間坐在電腦前辦公,忘了適時運動來平衡緊張忙碌的工作。個人過去在學校擔任學務主任期間,常常無法午休,也找不出時間運動,只好以巡堂來代替;在局裡因為有中午固定的休息時間,反而有助於我利用午休時間跳跳有氧舞蹈或散步,加上下班後及假日的規律運動,身體狀況得以維持在極佳的狀況。

新進教育局的困境

初到局裡的調府教師或新進人員,在承辦工作上常會遭遇到的問題包括:

一、業務交接不完整:承辦人員更迭,因此業務交接也在一次又一次的過程中有所漏失,歷年檔案文件需花不少時間尋找,行政效率難以提升。

二、公文流程不熟悉:承辦人遇到公文需要會辦其他科室或是市府其他機關,如何在時效內會畢或者各單位有加註意見時,仍要綜合簽見等各項流程不熟悉,造成公文逾期,另外公文系統操作的技術問題也是一項挑戰。

三、經費核銷很棘手:相信這是所有承辦人在處理業務時最大的痛,要弄清楚本預算、納入預算、應付代收款的差別、動支程序、登打簽證系統、預算保留、應付費用等,每每在一項關卡沒有弄清楚就造成時效的延宕。

建議做法

針對上述調府教師或新進人員所遭遇的困境,個人提出下列建議做法,期能有效提升行政品質:

一、建置雲端檔案管理:所有檔案皆建置電子檔並且置於雲端資料庫,方便業務交接以及確保每項業務公文流程皆能清楚明確。

二、建立交接的標準流程:每位原承辦人及接交人都應落實交接流程,包括業務交接及財產交接,才能使業務在最短時間內做好銜接。

三、落實職前訓練及諮詢管道:每位初來乍到的調府教師或新進人員一定要給予充分的職前訓練,包括公文系統操作、流程說明、預算經費核銷等專業知識及技能,另外也要提供足夠的諮詢管道,可以快速解決問題。

四、建立歸屬感及榮譽感:調府教師因其身分仍屬教師,心理上難免有過客的想法,又加上業務繁重、步調緊湊,每每遇到壓力就有不如歸去的念頭。如果能夠建立一種工作氛圍及文化,讓所有調府老師既來心,則安之,進而愛之,在局裡和長官、同仁一起奮鬥努力的過程中,有自己辛苦的印記及成果,相信調府期間會是職涯中成長最多、也最有成就的一段經歷。

行政品質提升是雙向歷程

       從「一公分的輸贏」看到日本政府及企業由於流程控管的落實及人民敬業樂業的態度,建立它在教育、工作及生活環境的高品質及高口碑。累積過去在學校教學及行政經驗,再加上調府近年5年的歷練,體會到教育品質提升是可以由上而下,也可以由下而上的雙向歷程。由上而下包括組織願景的建立、策略的擬定、計畫的落實,氣氛的營造,由下而上包括基層教師或公務人員的專業知能提升、不斷檢視及創新作為、熱愛工作並且追求健康平衡的生活。

你厭倦日復一日的工作了嗎?你苦惱堆積如山的業務嗎?行政品質的提升需適時跳離工作的泥淖中,以更高的高度檢視如何加速或改進流程,以及增添組織或個人的創新文化或態度,借用胡市長在市務會議中曾提的一句話:每天帶著創意來上班,你,今天創意了嗎?

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