最近局長送給本市各級學校校長及局裡的同仁一本書「一公分的輸贏」，作者吳其哲是1965年出生的臺中人，通過教育部私費留日考試，留學日本上智大學，服務於日本銀行，由於熱愛攝影，走訪日本各地拍攝當地美景或紀錄日本的生活點滴，本書透過他個人在日本求學、工作、旅遊的經驗，分別從教育、工作、生活上的小細節，分享何以一公分的差距造就Made in Japan產品就是品質保證，年輕人以投入公務官僚系統為最高榮譽，以及日本人總是客氣有禮，以客為尊。

一公分是硬體標準，也是一種心態價值

       本書所提的一公分從硬體面來說是一種規格化、制度化的規範及作業流程，所呈現出來的就是路面人行道不會有高度的落差；公共垃圾桶一律加蓋以防被貓狗撞倒造成路面髒亂；全日本所生產的各項民生用品的規格可以一體適用，廠商專注的是在此規格化下的材料研發、用途改進、美感提升；新人進入職場從掃地、擦桌子、端茶水的基本訓練開始；學校校舍再怎麼老舊，就是乾淨，徹底落實生活教育。

       從軟體面來說一公分就是人民對於工作自清自律、高度期許的文化：警察學校校長會因警察集體涉及賭博的弊案而感到愧對社會，選擇以死謝罪；工人安裝冷氣要求不僅是會冷，更要牢靠、美觀、無震動、民眾對於拾獲巨額現金不為所動，仍繳到警察局等。

       個人在95學年度到97學年度之間以調府教師身分到教育局工作，隨後於99學年度以候用校長身分到教育局實習迄今，累積近5年的教育行政機關服務的經驗，前後分別於體健科、國教科、學管科(合併後則到中教科)及督學室歷練，可謂是資深調府教師，在我教學22年的資歷中，就有近4分之1的時間是在教育局度過，個人願意分享這5年中所見、所學、所思，呼應本書所提的一公分的思維。

        局長多次在局務會報中要求同仁要注意行政品質及時效，本文試著從調府教師或是新進教育局人員的角度，從工作心態及新進職場的困境談起，再提出一些建議事項，期能引發一些反思及改進。

建立四種心態

首先從調府教師或新進人員的心態來說明：

一、調整歸零態度：學校生態和教育行政機關是截然不同的工作環境，學校是教學及行政二套系統並行，但仍是教學為主、行政為輔，教師在教學上掌握相當的自主權，學校行政組織扁平，溝通容易；反觀教育局是教育主管機關，有嚴謹的組織、職掌，並且層級節制，以承辦人責任制為主(每個承辦人都有專司的的業務，其他人難以介入)，內部溝通以文字為主(也就是以簽、稿形式)，進到教育局就等於重新進入另一個職場，必須以歸零的心態重新開始。

二、透過工作學習：個人所承辦過的業務包括2006年到2008年間本市主辦的國際4大棒球賽事、學校體育班、.身心障礙運動、學校改制、校園安全檢核、學校用地管理、城鄉風貌專案、置物櫃採購、教師進修、課程計畫審查、科學教育、教育審議委員會、教師專業發展評鑑、精進教學計畫、彙編臺中市教育概況、統合視導、校務評鑑等，其間二度隨同市長出國參訪，每種業務都有其難度及複雜性，因此沒有一項業務是easy job，但也從中學習到溝通協調的技巧，特別是在辦理國際棒球賽事過程中和市府各單位機關的聯繫合作中，結交了很多好朋友，建立了革命情感，日後多了很多諮詢的管道；而為了辦理合併後第一次教育部統合視導工作，除了參考過去原臺中市及臺中縣辦理情形外，必須擬定合併後辦理統合視導計劃，其間特別委請11所學校校長及主任協助分工合作，局裡各科室建立聯絡人制度，在局長親自督導要求下，整個視導工作很圓滿順利，驗證教育行政品質理論中的PDCA循環機制:計畫、執行、考核、回饋，個人也從承辦此項業務中獲益甚多。

三、做好時間管理：身為承辦人，除了固定的業務外，另有一項叫做「其他交辦事項」，範圍五花八門，包括市長信箱、局長信箱、專案列管事項、教育局中長期計畫、年度施政成果、議員質詢答覆、各媒體專訪所需資料、偶發事件的報告等，這些交辦事項通常較緊急、也是社會大眾關注的焦點，必須要優先處理，因此時間管理及應變能力就顯得非常重要，更要綀就「與複雜共舞」的本領。

四、兼顧工作生活：很多調府教師來到局裡一段時間發現自己體重增加了、腰圍變大了、睡眠品質不好等問題，由於換了新的工作環境，長時間坐在電腦前辦公，忘了適時運動來平衡緊張忙碌的工作。個人過去在學校擔任學務主任期間，常常無法午休，也找不出時間運動，只好以巡堂來代替；在局裡因為有中午固定的休息時間，反而有助於我利用午休時間跳跳有氧舞蹈或散步，加上下班後及假日的規律運動，身體狀況得以維持在極佳的狀況。

新進教育局的困境

初到局裡的調府教師或新進人員，在承辦工作上常會遭遇到的問題包括：

一、業務交接不完整：承辦人員更迭，因此業務交接也在一次又一次的過程中有所漏失，歷年檔案文件需花不少時間尋找，行政效率難以提升。

二、公文流程不熟悉：承辦人遇到公文需要會辦其他科室或是市府其他機關，如何在時效內會畢或者各單位有加註意見時，仍要綜合簽見等各項流程不熟悉，造成公文逾期，另外公文系統操作的技術問題也是一項挑戰。

三、經費核銷很棘手：相信這是所有承辦人在處理業務時最大的痛，要弄清楚本預算、納入預算、應付代收款的差別、動支程序、登打簽證系統、預算保留、應付費用等，每每在一項關卡沒有弄清楚就造成時效的延宕。

建議做法

針對上述調府教師或新進人員所遭遇的困境，個人提出下列建議做法，期能有效提升行政品質：

一、建置雲端檔案管理：所有檔案皆建置電子檔並且置於雲端資料庫，方便業務交接以及確保每項業務公文流程皆能清楚明確。

二、建立交接的標準流程：每位原承辦人及接交人都應落實交接流程，包括業務交接及財產交接，才能使業務在最短時間內做好銜接。

三、落實職前訓練及諮詢管道：每位初來乍到的調府教師或新進人員一定要給予充分的職前訓練，包括公文系統操作、流程說明、預算經費核銷等專業知識及技能，另外也要提供足夠的諮詢管道，可以快速解決問題。

四、建立歸屬感及榮譽感：調府教師因其身分仍屬教師，心理上難免有過客的想法，又加上業務繁重、步調緊湊，每每遇到壓力就有不如歸去的念頭。如果能夠建立一種工作氛圍及文化，讓所有調府老師既來心，則安之，進而愛之，在局裡和長官、同仁一起奮鬥努力的過程中，有自己辛苦的印記及成果，相信調府期間會是職涯中成長最多、也最有成就的一段經歷。

行政品質提升是雙向歷程

       從「一公分的輸贏」看到日本政府及企業由於流程控管的落實及人民敬業樂業的態度，建立它在教育、工作及生活環境的高品質及高口碑。累積過去在學校教學及行政經驗，再加上調府近年5年的歷練，體會到教育品質提升是可以由上而下，也可以由下而上的雙向歷程。由上而下包括組織願景的建立、策略的擬定、計畫的落實，氣氛的營造，由下而上包括基層教師或公務人員的專業知能提升、不斷檢視及創新作為、熱愛工作並且追求健康平衡的生活。

你厭倦日復一日的工作了嗎？你苦惱堆積如山的業務嗎？行政品質的提升需適時跳離工作的泥淖中，以更高的高度檢視如何加速或改進流程，以及增添組織或個人的創新文化或態度，借用胡市長在市務會議中曾提的一句話：每天帶著創意來上班，你，今天創意了嗎？